Use Case: Analyse von Rechnungen

Warum schon eine kleine Beratungsleistung langfristige Kosten spart.

Eigentlich bei jedem neuen Auftrag treffen wir auf eine schon vorhandene IT; sei es eine Webseite, ein Mail-Server, ein Backup-System oder eines der vielen anderen Beispiele aus der Liste der Instrumente und Anwendungen, die den Alltag in einem Unternehmen heute ausmachen. Dabei beginnt jedes Projekt mit der Aufnahme und Dokumentation des Ist-Zustandes. Nahezu bei jedem Kunden erleben wir an dieser Stelle, dass selbst die Geschäftsführung oder Abteilungsleitung  nicht weiß, was im Einsatz ist, was früher mal im Einsatz war oder wofür man das ein oder andere überhaupt braucht. Oft treffen wir auf die Aussage: „Mein alter Dienstleister hat mir gesagt, dass man das haben muss.“. Die laufenden Kosten werden dabei oft genau so akzeptiert, wie sie jeden Monat oder jedes Jahr per Rechnung eingereicht werden. Wir stellen daher immer die Frage:

Braucht man das wirklich?

So geschehen bei einer Kundin, die mit Ihrem Unternehmen seit Jahren wächst, das Geschäft stetig ausbaut und nun mit uns zusammen eine Digitalisierungsstrategie erstellt. Eine der ersten Hausaufgaben, die wir der Kundin aufgetragen haben, war die konsequente Sammlung und Sichtung aller Rechnungen von IT-Dienstleistern. Diese Rechnungen haben wir ausführlich analysiert, jeden Punkt überprüft und mit aktuellen Preisen am Markt verglichen. Das Ergebnis war eine ausführliche Erklärung jeder einzelnen Position; in verständlicher Sprache und Einordnung zu Alternativen.

Das Ergebnis war schockierend!

Einige der berechneten Leistungen oder Technologien wurden vor Jahren durch andere abgelöst, aber weiterhin berechnet. Bei anderen Leistungen konnten wir deutlich günstigere Alternativen finden und der Kundin eine gute Argumentation an die Hand geben, um mit ihrem Dienstleister Preise neu zu verhandeln. Allein diese Kostenersparnis hat unsere Kundin schockiert. Sie hatte sich schon mit höheren laufenden Kosten für Umsetzung unsere Digitalisierungsstrategie angefreundet und musste feststellen, dass Kosten auf lange Sicht sogar abgebaut werden; bei mehr Leistung.

Die Analyse ist auch die Basis für Neues.

Durch unsere Analyse der Rechnungen, der ausführlichen Erklärung und der resultierenden Handlungsempfehlungen schufen wir zu Beginn des gesamten Projektes schon ein Ausmaß an Transparenz, dass für unsere Kundin ungewohnt war. So konnten wir aber auch auf dieser Basis eine individuelle und leicht zu verstehende Digitalisierungsstrategie aufbauen. Ein Teil der schon vorhandenen Technologien boten noch viel ungenutztes Potenzial. Mit dieser Erkenntnis haben wir den betreffenden Dienstleister hinzugezogen, um zusammen die Strategie umzusetzen. Die Beziehung zwischen Kundin und Dienstleister wurde gestärkt und weitere Verträge geschlossen.

Um Ihnen als Geschäftsführer*in kurzfristig und mit wenig Aufwand Transparenz über Ihre IT-Struktur zu geben und damit eine Entscheidungsgrundlage zu bieten, haben wir unsere Analyse als alleinstehendes Produkt entwickelt. Wir analysieren Ihre Rechnungen, erklären diese und geben erste Handlungsempfehlungen. Mit dieser Basis entscheiden Sie über den weiteren Weg Ihres Unternehmens.